La verdad que la respuesta parece obvia. Sin embargo, a veces los negocios comienzan poco a poco y cuando nos queremos dar cuenta ha crecido.
Con este crecimiento también han aumentado los papeles, documentos y carpetas y todo está de aquella manera.
¿Qué pasa? Que normalmente el orden se deja para después y esto puede entorpecer tu negocio aunque no quieras verlo.
Dale caña que te cuento más
Y de repente…tengo un negocio
Pasa mucho en los negocios online que se empieza de a poco y parece que nunca va a tener uno una empresa en funcionamiento.
Y de repente…aparece el negocio.
Aumenta la facturación, aumenta el equipo y con ello aumenta el número de herramientas y documentos necesarios en la empresa.
Pero, ¿alguien los pone en orden? Habitualmente cuando se arranca se va funcionando como se puede y ya está y no es hasta que no tenemos la bola encima de la mesa que no la vemos.
¿Lo malo? Que se extravía información, no se encuentra, buscar un documento supone horas que no tenemos, nos enfadamos con los compañeros porque no se sabemos dónde han metido las cosas…
En fin, todo mal aunque no lo parezca.
Entonces, ¿qué hacemos?
Sistema de documentación
A la pregunta anterior podría contestarte con muchas cosas a mejorar pero lo primero es lo primero.
Un sistema de documentación. Básicamente ordenar el cuarto.
Encontrar la forma y la herramienta adecuada para que el negocio tengo un mínimo de orden y sistematización.
Esto ahorra tiempo y energía a todo el equipo y evita enfrentamientos en vano.
Y esto, ¿cómo se hace? Pues lo primero de todo es ver qué información hay, qué sobra y cómo puedo organizar lo que queda. Luego ver qué falta y completar.
Es importante elegir un sistema y que ese sea el que se vaya a utilizar y que el modo de uso quede claro para todo el equipo.
Repito, ¿Cómo se hace? ¿Cómo implemento un sistema de organización en mi negocio?
Fácil: busca un PMD.
Eso sería lo genial porque es un trabajo bastante engorroso y te aseguro que el tiempo que te ahorra te va a dar paz, tranquilidad y un negocio funcionando como nuevo.
Pero si no puedes ahora lo primero es como te digo hacer análisis de lo que hay, lo que falta y lo que sobra. Luego averiguar cómo quieres organizarlo, es decir, el sistema que vas a seguir. Y por último, la herramienta.
Hay muchas herramientas geniales como notion que puede ayudarte muchísimo pero he de decir que, aunque es gratuita, lo suyo es la versión de pago y a demás la curva de aprendizaje es mucho más lenta que otras herramientas.
¿Por dónde empezar si este tipo de herramientas se te hace grande? Drive.
Efectivamente la nube de google es una opción muy atractiva tanto por su facilidad como por la capacidad que incluye el plan gratuito.
Así que haz tu cuenta de gmail, si no la tienes, abre drive y comienza a crear tu árbol de carpetas donde migrarás toda la documentación de la empresa.
Y si quieres empezar por lo básico te dejo un reto de 5 días de cómo para ordenar tu drive. Eso sí, este reto es temporal y puede ser que cuando leas esto no exista, entonces escríbeme y nos reunimos.
Cuéntame en comentarios qué te ha parecido, si quieres que hable de algo concreto y si tienes alguna duda sobre el sistema de documentación de un negocio.
Dale caña!
