eventos presenciales
Organización, gestión y protocolización
Un evento presencial es MUY INTENSO, pero que MUY INTENSO.
Es un momento emocionante para la gente que lo organiza y para quien lo recibe. En el evento lo que queremos es disfrutar pero pueden surgir imprevistos (y surgen por muy bien organizado que lo tengas).
Si te gustaría hacer un evento presencial en el que disfrutes y puedas poner foco realmente en estar con la gente, en tu speech y tu venta y que tu equipo se encargue de las incidencias y gestione desde la tranquilidad y el disfrute, igual es momento de delegarlo en alguien que ya lo ha hecho antes.
Por ello te ayudo a organizar tu evento, formar a tu equipo y preparar todo lo necesario para que se un éxito.
Te cuento…
- Te ayudo a definir tu evento presencial ideal
- Estableceremos el presupuesto con el que vamos a contar para ello
- Haremos la planificación y cubriremos todas las necesidades del evento
- Te acompaño a organizar y coordinar a tu equipo (si lo tienes)
- Crearé manuales de procesos para que esto puedas replicarlo a futuro
Planear es la solución a los imprevistos…¿qué?
Me dirás: «Laura, si es imprevisto, ¿cómo lo arreglas con planearlo si no es posible?.
Mira, te lo demuestro.
Sevilla, Mayo. Primer evento presencial de una comunidad muy unida y que deseaba verse las caras (en muchas ocasiones por primera vez).
Todo estaba organizado: la escaleta, la bienvenida, el check-in al evento, los derechos de imagen, los breaks, el almuerzo, cámara, vídeo, micrófono…TODO TODO TODO medido y planeado.
Primer día, todos los nervios a flor de piel y lo primero que pasa es que parecía que la ponente y las asistentes no querían entrar jaja estaban metidas en su charla PERO para eso habíamos medido un tiempo de check-in, un tiempo de relax de bienvenida y yo pude ir barriendo a las asistentes dentro y empezar a la hora.
Y lo segundo vino a la hora del almuerzo. Quedaron en entregarlo a las 13:00 para hacer la pausa a las 14:00 pero la comida, no llegaba. Llegaron casi a las 13:45. Hubo que REPLANIFICAR sobre la marcha: estuve en contacto con la chica de la comida, cuadré con la ponente que alargara la última ponencia y el videógrafo me ayudó a subir las bandejas de comida. UN ÉXITO.
Si todo lo demás no hubiera ido en tiempo, estado en su sitio y estado controlado, habría sido imposible atender ninguna urgencia y habríamos paniqueado.
Los eventos presenciales son una preciosidad pero NO ES SOLO las ponencias, el check-in o la venta que vaya a hacerse.
Tener todo lo máximo controlado para poder brindar la MEJOR EXPERIENCIA eso es lo realmente importante.
QUé INCLUYE
Sesiones
Me gusta el face2face y poder conocer bien a la gente con la que trabajo.
Es el momento en el que tú me puedes aportar la información que necesito para trabajar. Luego me pongo manos a la obra para que todo quede listo.
Memorias y material
Documento de memorias de todo aquello que funciona.
Así tienes tu propio manual y protocolos de cómo debe planificarse y gestionar un evento presencial.
Extras
Te ayudo con las tareas base para que funcione el presencial, te asistiré en todas esas necesidades.
También cabe la posibilidad de que asista a tu evento y ayude en la gestión in situ (lo valoraremos en la entrevista inicial)
¿POR QUÉ CONMIGO?
Porque me flipa la organización y los eventos, he organizado desde giras teatrales hasta retiros.
Graduada en Derecho y Criminología
Continua formación artística desde 2012 en distintas técnicas y métodos teatrales
Experiencia como profesora, directora y actriz. También en gestión de grupos y organización de eventos.
Formación en Dragon Dreaming, un método para diseñar proyectos grupales
Formación en coaching en la END
Project Manager Digital por la Escuela de PMDs. Acompañando CEOs desde 2022.
ESTO ES LO QUE OPINAN las personas con las que he trabajado
«Nos ha dado señales y los pasos del camino. Ha sido un soporte bastante importante para solidificar este proyecto» -Laura pacas y Pamela Palenciano, directoras artísticas de Las caminantas Teatro-
«Es una project manager nada rígida, ni cuadriculada. Tiene la capacidad de fluir y ordenar y esto es muy raro de encontrar y muy valorable» -Mariana González y Juanjo Poyg de Árbol Dúo-
«Si buscas una profesional completa, que te acompañe en todo el proceso de tu empresa esa es Laura. No es sólo una project manager o una asesora artística si no ve lo que necesitas y consigue suplir la falta que te hace» -Alejandro Saucedo, director creativo y artista-
«Trabajar con Laura es tranquilidad y calidad aseguradas y soporte porque yo me siento muy acompañada con ella. La comunicación con ella es fácil, es inteligente y hace que le proyecto sea inteligente» -Alba Miñana, copywriter-
qué incluye este servicio
Esto es lo que SÍ haré por ti
1.- Creación de un mapa de situación. Analizaremos tus deseos y necesidades y revisaremos qué es posible y qué no según el presupuesto con el que contemos para el evento.
2.- Organización concreta. Veremos qué tareas tenemos que cumplir para que el evento sea un éxito, desde la búsqueda del lugar hasta la venta de las entradas, pasando por cómo se organizará el propio evento.
3.- Documentación de procesos. Al acompañarte en esta gestión podré crear tus propios manuales y procesos para que tu (y tu equipo) lo podáis replicar en otra ocasión.
4.- Gestión del equipo. Te ayudaré a crear roles y responsables para cubrir todas las necesidades y urgencias que puedan surgir antes, durante y después del evento. Según el caso, valoraremos que yo vaya presencialmente al evento.
5.- Acompañarte. Sobre todo es hacer que no tengas que gestionarlo todo solo y sin experiencia, es estar guiando un proceso para protocolizarlo y hacer que disfrutes de tu evento.
Pero necesito que entiendas lo que NO incluye
1.- Ejecución total del plan de acción. No voy a ejecutar contigo el todo el plan, ni voy a tomar tus decisiones. Voy a darte opciones y ayudarte a decidir pero tú eres responsable y autónomo de tu proceso.
2.- Asistente virtual. No te voy a llevar el negocio ni todas las tareas, voy a ayudarte a buscar lugares, empresas que casen contigo y a diseñar contigo un plan acorde a tu presupuesto.
3.- Un producto. Esto es un servicio. ¿Significa que no te voy a dar los materiales? No, no significa eso, te los voy a entregar pero… Significa que para la creación de todo esto te pediré parte de tu tiempo justo para ayudarte en que lo ahorres luego.
PREGUNTAS FRECUENTES
Si es la primera vez que quieres montar un evento y no sabes por dónde empezar ni cómo seguir.
Si no es la primera vez que montas un evento pero siempre se te va de madre o te sale caro o no consigues exactamente que sea como tú quieres.
El primer contacto será por email, y todas las consultas o dudas a plantear serán a través de este medio o Whatsapp. Las sesiones serán por zoom o meet.
Las ganas de trabajar y montar tu evento.
No, en serio, no necesitas nada. Yo te pasaré un primer briefing para saber por dónde empezar y a partir de ahí, organizamos.
Diría que depende de ti, porque en parte es cierto, pero mi trabajo es que no se eternice
Va a depender de lo grande que sea el evento pero mi idea es que no se alargue más de un mes y medio. Esto lo que se refiere a la preparación porque la parte de documentación ya corre por mi cuenta y te la entregaré conforme vaya viendo los documentos necesarios que entregarte.
Admito Transferencia Bancaria
«Me siento súper tranquila y muy motivada, segura de mí misma, me hace sentir súper bien» –Cristina M. Emprendedora y asesora de moda–
«Sabe sacar lo mejor de ti mismo y sabe por dónde tirar con cada persona» -Irene Q. Actriz, pedagoga y profesora-
«Yo ya sé que si volviera a estar como antes se puede conseguir estar a otro nivel totalmente distinto» -Luna M. Jurista, criminóloga y opositora-
«Me ha ayudado un montón para organizarme y en 4 sesiones hice todo el proyecto y sin su ayuda me habría perdido» -Gisell F. Artista e ilustradora-
«Laura es una maravillosa aterrizadora de ideas» -Eugenia T. Coach de amor y emprendedora-
«Estoy súper contenta porque desde el primer momento creó un clima de confianza en el que era muy fácil expresarse» -Ana R. Jurista, crimonóloga y opositora-
El precio es de 1100€+IVA. Te cuento:
El precio de todo el servicio es de 1100€ +IVA.
El 50% se abonará en la primera sesión y el otro 50% tras la entrega final.
¿Es caro o es barato? A mí me gusta ser muy clara:
- Si lo vas a aprovechar y vas a ir al ritmo que te marco es barato, porque en poco tiempo tienes las bases de un evento que además podrás replicar cada vez que necesites.
- Si no vas a bloquear tiempo para esto y tomarlo como una prioridad es caro, porque no va a estar listo para cuando acabe mi soporte y te vas a ir sin el servicio hecho.
Si tu idea es que vaya presencialmente a tu evento tendremos que valorar el precio en la llamada según el tipo y lugar del evento.
Y hablando de precio, hay algo más que incluye este servicio: Como sé que puedes querer evaluar el evento al terminar (o chequear algo antes de tu próximo evento), tendrás un 20% de descuento en mis sesiones individuales o en el pack de mentorías tras el evento.
En resumen, trabajaremos lo siguiente:
1.- Deseo y necesidades. Comparación con el presupuesto. Vamos a hacer la carta de los reyes, buscar información y decidir qué se ajusta y qué tenemos que cambiar.
2.-Planificación y organización. Llevaremos a la materia el deseo aterrizado.
3.- Gestión del tiempo y de tu equipo si lo tienes. Planificaremos no solo el tiempo de las tarea previas si no la experiencia del evento. Con mis recomendaciones para que la experiencia de tu evento tenga todo que ver con tu marca.
4.- Documentación necesaria para replicar. Todos los documentos que veamos que se necesitan durante el proceso quedarán como plantillas y dejaré una guía de cómo montar eventos de tu negocio.
HABLEMOS...
Responsable: Laura Távora de la Riva
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